Pertanyaan Referensi

A.    Memahami Golongan dan Macam Pertanyaan Referensi

Semua bentuk koleksi referensi yang lengkap di perpustakaan bisa digunakan untuk menjawab berbagai golongan dan macam pertanyaan referensial, misalnya saja:

1.      Kamus

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial bahasa dan terminology. Macam pertanyaan referensialnya berupa arti, asal kata, definisi, pengejaan, pengucapan, singkatan, istilah, katak-kata asing, sinonim, antonym, lambing, symbol dan dialek.

2.      Biografi, Indeks, dan Abstrak

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial pemilihan bahan pustaka. Macam pertanyaan referensialnya berupa buku terbaik, bidang pengetahuan tertentu, review, rincian bibliografi bahan pustaka dan lokasi bahan pustaka.

3.      Almanak dan buku tahunan

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial data dan peristiwa. Macam pertanyaan referensialnya berupa kejadian atau peristiwa penting, peristiwa astronomis, data meteorology, kependudukan, dankegiatan tahunan.

4.      Ensiklopedia, Buku pegangan/manual, Bosur dan Pamflet

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial pengetahuan umum, latar belakang dan pedoman. Macam pertanyaan referensialnya berupa informasi umum, bahan untuk belajar sendiri, dan cara mengerjakan sesuatu.

5.      Sumber Biografi dan Direktori

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial orang-orang atau pribadi. Macam pertanyaan referensialnya berupa pemimpin, spesialis, professional, pengarang, orang-orang atau tokoh-tokoh terkenal.

6.      Direktori, Buku tahunan, Almanak, Brosur, dan Pamflet

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial organisasi dan lembaga. Macam pertanyaan referensialnya berupa tujuan, keanggotaan, kegiatan, struktur, nama pejabat dan alamatnya.

7.      Sumber Geografi, Brosur dan Pamflet

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial tempat atau wilayah. Macam pertanyaan referensialnya berupa lokasi, deskripsi, jarak, dan identifikasi.

8.      Ensiklopedia, Kamus, Sumber Biografi, Sumber Geografi, Brosur dan Pamflet

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial ilustrasi atau gambar. Macam pertanyaan referensialnya berupa bentuk, model, rupa, warna, disain, diagram, dan foto.

9.      Penerbitan Pemerintah

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial undang-undang, peraturan-peraturan, dan keterangan resmi. Macam pertanyaan referensialnya berupa undang-undang mengenai apa saja, peraturan-peraturan apa saja, fakta-fakta atau data resmi, dan bukti resmi.

10.  Karya-karya Ilmiah atau penelitian

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensial karya ilmiah atau penelitian. Macam pertanyaan referensialnya berupa hasil karya-karya ilmiah, hasil-hasil penelitian, dan subyek-subyek penelitian.

11.  Kliping, Brosur, Pamflet

Untuk menjawab golongan pertanyaan referensal berita-berita atau bidang-bidang penting tertentu. Macam pertanyaan referensialnya berupa berita kejadian tertentu, informasi bidang tertentu dan promosi tertentu.

Mengenai pertanyaan referens banyak pustakawan belum sepakat mengenai batasannya. Umumnya pustakawan referens memberi difinisi pertanyaan referens sebagai pertanyaan yang memerlukan jawaban segera, mulai dari pertanyaan sederhana hingga pertanyaan rumit. Dalam pertanyaan sederhana termasuk pertanyaan mengenai lokasi unit tertentu, misalnya dimana letak kamar kecil. Ada pertanyaan yang dapat segera dijawab seperti definisi istilah dll, ada pula yang memerlukan penelusuran lebih lanjut seperti tinjauan literature mengenai subjek tertentu. Berikut ini klasifikasi jenis pertanyaan referens disertai dengan pertanyaan yang berkaitan:

Kelompok Pertanyaan

Tipe pertanyaan yang diajukan

a.       Bahasa b.      Latar belakang c.       Orang d.      Arah gejala (trend) e.       Tempat f.       Organisasi g.      Fakta dan aktivitas h.      Seranai dokumen i.        Ilustrasi

Definisi, ejaan, lafal, ucapan, singkatan, penggunaan istilah, istilah asing, sinonim, antonym, homonym, isyarat, symbol, dialek atau logat. Informasi umum, pendidikan mandiri, semua informasi mengenai sesuatu (about something), sesuatu yang terjadi (something on). Tokoh masyarakat, spesialis, professional pengarang, atau tokoh yang kurang dikenal masyarakat. Kejadian tengah berlansung, perkembangan yang menonjol dari setiap tahun, arah gejala dalam bidang kejadian tertentu. Lokasi, deskripsi, jarak, atau identifikasi. Alamat, tujuan, keanggotaan, publikasi sejarah, struktur organisasi, atau nama dan susunan pengurus. Peristiwa, statistika, rumus, hal menyangkut tradisi, kebiasaan, kepercayaan dan sejenisnya. Peribahasa, pelaku suatu kejadian, kutipan terkenal, catatan kegiatan, dan pedoman bagaimana caranya atau bagaimana melakukan atau bagaimana membuat. Buku terbaik, buku yang memperoleh hadiah, dokumen mengenai sebuah subyek, literature yang diterbitkan di sebuah Negara, timbangan buku, lokasi sebuah dokumen, atau data bibliografi sebuah dokumen. Diagram, gambar, foto, kartun, slide, film, atau rekaman.

B.     Menjawab Pertanyan Referensi

Pelaksanaan kegiatan menjawab dari pertanyaan referensial yang diajukan oleh para pengunjung perpustakaan pada umumnya dapat dilakukan dengan tata kerja seperti berikut:

1.      Menerima pertanyaan

Pada waktu menerima pertanyaan, seorang pustakawan perlu mengetahui:

a.       Untuk keperluan apa saja informasi yang didapatkan dan pertanyaan yang diajukan penanya.

b.      Identitas, kualifikasi, dan spesialisasi penanya. Semua itu untuk menetapkan jawaban yang akan diberikan kepada penanya.

Untuk pertanyaan yang sederhana dan dapat dijawab seketika, dapt diberikan lansung jawabannya kepada penanya. Pertanyaan yang tidak dapat dijawab seketika perlu dilakukan penelusuran lebih lanjut oleh pustakawan.

2.      Mencatat dan menggolongkan pertanyaan

Pertanyaan yang dapat dijawab langsung, cukup dicatat frekuensinya sesuai dengan golongan dan macam pertanyaan pada lembar formulir catatan statistic harian. Pertanyaan yang tidak dapat dijawab langsung dicatat pada lembar formulir yang telah disediakan sebanyak rangkap dua. Lembar pertama digunakan untuk keperluan statistic dan dokumen pelayanan referensi, sedangkan lembar kedua digunakan untuk memberikan jawaban tertulis yang akan disampaikan kepada penanya. Selanjutnya isi pertanyaan dianalisis dan digolong-golongkan untuk diketahui termasuk golongan dan macam pertanyaan referensial apa, agar dapat ditentukan koleksi referensi untuk menjawab pertanyaan.

3.      Melakukan penelusuran

4.      Mencatat jawaban

5.      Menyampaikan jawaban.

Contoh lembar formulir pertanyaan dan jawaban referensial

UPT PERPUSTAKAAN IAIN Imam Bonjol Padang Telp. 0752 00000	Lembar Pertanyaan dan Jawaban Pelayanan Referensi	No:
Judul		Tgl meminjam Tgl selesai Catatan
Pengarang
Kota Penerbit Nama Penerbit Tahun Penerbit Volume/No/Halaman
Pertanyaan/Masalah
Jawaban
Nama No. Mahasiswa Jurusan/ Fakultas Universitas/Instansi Alamat Tanda tangan